Управление на кореспонденцията
Управление на кореспонденцията
Решението за дигитално управление на кореспонденцията, базирано на M-Files,
Случва ли Ви се да отделяте много време в постоянно търсене на документи? Липсва ли Ви правилната версия на документа, както и информация кой какви промени последно е направил по него? Искате ли всичките Ви документи, включително договорите и приложенията към тях да се намират на едно и също място? Как управлявате входящата си кореспонденция и деловодство? Имате ли входяща кореспонденция в хартиен вид, която отбелязвате само в книга за регистрация и след това не се грижите за нейната обработка? Извършвате ли електронна регистрация на кореспонденцията? Случвало ли се е да се изгуби кореспонденция?
Решението за дигитално управление на кореспонденцията, базирано на M-Files, Ви позволява да замените книгата за регистрация с електронна регистрация след сканиране и класифициране на цялата входяща кореспонденция в централен регистър, след което се доставя електронно до получателя с възможност да се проследят сроковете на изпълнение.
Кореспонденцията се регистрира въз основа на достъпните реквизити (напр. по дата на получаване, входящ номер, име на подател и т.н.) в уеб базирана система. Решението осигурява електронна дистрибуция и достъп до документите, въз основа на предварително дефинирани работни процеси както и последващото им одобрение. Така вече няма да губите информация или да пропускате срокове, благодарение на автоматично изграждане на цифров архив, осигуряващ ви бързо търсене в цялата кореспонденция и пълен контрол върху процеса.
Предизвикателства:
- Поддържане на хартиен регистър
- Липса на проследимост
- Бавно търсене на документи
- Възможност за загуба на документи
- Затруднено следене на срокове
- Липса на отдалечен достъп
Ползи:
- Дигитален процес за управление на кореспонденцията
- Дигитално разпределение на кореспонденцията
- Лесно и бързо търсене и споделяне на документи
- Сигурен дигитален архив
- Автоматично известяване по имейл
- Достъпност през мобилни устройства
